Benvenuti nel sito web www.theagency.it (“Sito Web”) di THE AGENCY S.r.l. (“The Agency” o “Società”).

Con la presente Privacy Policy, The Agency fornisce all’utente le informazioni relative al trattamento dei dati personali raccolti automaticamente o conferiti volontariamente accedendo e navigando nel Sito Web, nonché utilizzando le funzionalità ivi previste.

La navigazione del Sito Web è libera e non richiede registrazione. Tuttavia, all’interno del Sito Web possono essere presenti funzionalità interattive che consentono all’utente di selezionare uno o più modelli, modelle o talent di interesse, inserirli tra i preferiti e trasmettere una richiesta a The Agency mediante la funzione “Send Message and Request Models”, compilando i relativi campi.

All’interno del Sito Web potrebbero essere presenti link ipertestuali a siti web, pagine, piattaforme o servizi online di soggetti terzi. Cliccando su tali link, l’utente potrà accedere a contenuti che, essendo di esclusiva pertinenza dei predetti soggetti terzi, esulano dal controllo di The Agency e non soggiacciono a quanto indicato nella presente Privacy Policy. The Agency invita pertanto l’utente a prestare attenzione e a leggere attentamente le informative privacy rese dai soggetti terzi, rispetto alle quali The Agency non può svolgere alcun controllo né essere ritenuta responsabile.

THE AGENCY S.r.l., P. IVA 12684540961, con sede legale in Via Tortona n. 21, 20144 Milano (MI), Italia, indirizzo PEC edgesrl@futurapec.it.

Il Responsabile della protezione dei dati nominato da The Agency può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: privacy@lanzolegal.it (“DPO”).

Per dato personale si intende qualsiasi informazione che riguarda l’utente ed è a esso riferibile.

Nello specifico, il trattamento potrà riguardare le seguenti categorie di dati personali.

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito Web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

In questa categoria di dati rientrano, a titolo esemplificativo, gli indirizzi IP, i nomi a dominio dei dispositivi utilizzati dagli utenti, gli indirizzi in notazione URI/URL delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server, nonché altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Tali dati, necessari per la fruizione dei servizi web, vengono trattati anche allo scopo di ottenere informazioni statistiche sull’uso del Sito Web, controllarne il corretto funzionamento e accertare eventuali responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del Sito Web o di terzi.

Dati forniti volontariamente dall’utente

The Agency tratta altresì i dati personali forniti volontariamente dall’utente mediante l’utilizzo delle funzionalità disponibili sul Sito Web o mediante l’invio di comunicazioni agli indirizzi di contatto pubblicati sul Sito Web.

Con riferimento alle principali sezioni e funzionalità del Sito Web, i dati trattati possono includere:

• •Richieste mediante la funzione “Send Message and Request Models”: denominazione della società, nome e cognome della persona di contatto, ove forniti, indirizzo e-mail, eventuale numero di telefono, contenuto del messaggio, modello, modella o talent selezionati o richiesti dall’utente, nonché ogni ulteriore dato personale eventualmente inserito nel messaggio o nei campi disponibili;
• •Richieste trasmesse agli indirizzi di contatto pubblicati sul Sito Web: nome, cognome, indirizzo e-mail, eventuale società di appartenenza, ruolo, contenuto della comunicazione ed eventuali ulteriori dati personali volontariamente trasmessi dall’utente;
• •Funzionalità “Your Favourites” o analoghe funzionalità di selezione dei modelli/talent: informazioni relative ai modelli, alle modelle o ai talent selezionati, salvati o richiesti dall’utente attraverso il Sito Web, ove tecnicamente associate alla richiesta inviata a The Agency.

Qualora l’utente inserisca nel messaggio dati personali riferiti a terzi, dichiara di essere legittimato a comunicarli a The Agency.

I dati sopra indicati sono di seguito complessivamente definiti “Dati Personali”.

I Dati Personali sono trattati per le seguenti finalità.

a) Navigazione del Sito Web

I Dati Personali sono trattati per consentire la navigazione del Sito Web, garantire la fruizione dei servizi online, ricavare informazioni statistiche sull’uso del Sito Web, verificarne il corretto funzionamento e accertare eventuali responsabilità in caso di ipotetici reati informatici.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse di The Agency ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

Il conferimento dei dati di navigazione è necessario per consentire la navigazione del Sito Web.

b) Gestione delle richieste inviate tramite la funzione “Send Message and Request Models”

I Dati Personali sono trattati per ricevere, esaminare, gestire e riscontrare le richieste inviate dall’utente mediante la funzione “Send Message and Request Models”, incluse richieste di informazioni, disponibilità, booking, casting, collaborazione, preventivo, contatto commerciale o altre richieste relative a uno o più modelli, modelle o talent rappresentati, gestiti o promossi da The Agency.

La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari è indispensabile per consentire a The Agency di ricevere e gestire la richiesta. Il mancato conferimento di tali dati comporta l’impossibilità di dare seguito alla richiesta.

c) Gestione delle comunicazioni trasmesse agli indirizzi di contatto pubblicati sul Sito Web

I Dati Personali sono trattati per ricevere, gestire e riscontrare richieste inviate spontaneamente dall’utente agli indirizzi e-mail o agli altri recapiti pubblicati sul Sito Web.

La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, quando la comunicazione riguarda una richiesta precontrattuale o contrattuale.

Qualora la comunicazione non rientri in un contesto strettamente precontrattuale o contrattuale, la base giuridica del trattamento è il legittimo interesse di The Agency a ricevere, gestire e riscontrare comunicazioni e richieste trasmesse dagli utenti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

Il conferimento dei dati è necessario per consentire a The Agency di gestire la comunicazione e fornire riscontro.

d) Gestione delle richieste commerciali, di booking, casting e collaborazione

I Dati Personali possono essere trattati per valutare e gestire richieste commerciali, di booking, casting, collaborazione, produzione, shooting, sfilata, campagna pubblicitaria, evento, progetto editoriale o altra iniziativa connessa all’attività di The Agency.

La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, oppure, nei casi in cui la richiesta sia trasmessa da soggetti diversi dall’interessato o nell’ambito di rapporti B2B, il legittimo interesse di The Agency alla gestione delle proprie relazioni commerciali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

Il conferimento dei dati è necessario per valutare e gestire la richiesta.

e) Difesa dei diritti

I Dati Personali possono essere trattati per l’accertamento, l’esercizio o la difesa dei diritti di The Agency in ogni sede, anche giudiziaria, amministrativa, arbitrale e/o nelle procedure di mediazione e conciliazione.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse di The Agency alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

Il Sito Web può utilizzare cookie e altri strumenti di tracciamento, anche di terze parti, secondo quanto indicato nella relativa Cookie Policy.

Per maggiori informazioni sulle caratteristiche dei cookie e degli altri strumenti di tracciamento eventualmente utilizzati dal Sito Web, l’utente è invitato a consultare la Cookie Policy disponibile sul Sito Web.

Il trattamento dei Dati Personali avverrà mediante strumenti informatici, telematici e, ove necessario, manuali, nel rispetto delle disposizioni normative applicabili in materia di protezione dei dati personali.

The Agency adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei Dati Personali, nonché a prevenire rischi di perdita, distruzione, accesso non autorizzato, divulgazione, modifica o trattamento non consentito.

I Dati Personali saranno trattati da soggetti autorizzati da The Agency e debitamente istruiti in relazione alle finalità e alle modalità del trattamento.

I Dati Personali non saranno oggetto di diffusione.

Nei limiti strettamente pertinenti alle finalità indicate nella presente Privacy Policy, i Dati Personali potranno essere comunicati a:

• •soggetti autorizzati al trattamento da The Agency, quali dipendenti, collaboratori, consulenti e membri dei team booking, talent management, art department, financial, amministrativo, tecnico o commerciale;
• •soggetti che agiscono in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, quali fornitori di servizi di hosting, gestione e manutenzione del Sito Web, servizi cloud, servizi IT, CRM, software gestionali, piattaforme tecniche, servizi di comunicazione e altri fornitori tecnici;
• •modelli, modelle, talent, loro rappresentanti, agenti, manager o altri soggetti coinvolti nella gestione della richiesta, ove necessario per dare seguito alla richiesta dell’utente;
• •clienti, brand, società di produzione, fotografi, stylist, casting director, agenzie, partner commerciali o altri soggetti coinvolti in richieste di booking, casting, collaborazione, produzione o iniziative commerciali, ove necessario per la gestione della richiesta;
• •soggetti legittimati ai sensi di legge, quali Autorità pubbliche, Autorità giudiziarie, organi di controllo o altri soggetti pubblici, nei casi previsti dalla normativa applicabile;
• •consulenti legali, fiscali, amministrativi o altri professionisti, ove necessario per esigenze organizzative, amministrative, contabili, fiscali o per la tutela dei diritti di The Agency.

I soggetti terzi ai quali i Dati Personali siano comunicati potranno agire, a seconda dei casi, quali responsabili del trattamento, autonomi titolari del trattamento o soggetti autorizzati al trattamento.

L’elenco nominativo aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto a The Agency inviando una comunicazione agli indirizzi indicati al punto 1.

The Agency conserva i Dati Personali per il periodo di tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti.

In particolare:

• •Dati di navigazione: per il tempo strettamente necessario a garantire la navigazione, il funzionamento e la sicurezza del Sito Web, fatti salvi eventuali ulteriori tempi di conservazione necessari per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici;
• •Richieste inviate tramite la funzione “Send Message and Request Models”: per il tempo necessario a rispondere e gestire la richiesta e, comunque, per un periodo massimo di 12 mesi dall’ultima comunicazione;
• •Richieste inviate agli indirizzi di contatto pubblicati sul Sito Web: per il tempo necessario a rispondere e gestire la richiesta e, comunque, per un periodo massimo di 12 mesi dall’ultima comunicazione;
• •Dati relativi a richieste commerciali, booking, casting, collaborazioni o trattative: per il tempo necessario alla gestione della richiesta e delle eventuali trattative e, ove il rapporto si perfezioni, per i termini di conservazione applicabili alla documentazione contrattuale, amministrativa, contabile, fiscale o legale.

Periodi di conservazione più lunghi potranno essere applicati ove necessario per adempiere a obblighi di legge o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa dei diritti di The Agency.

L’utente può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

• •diritto di accesso ai propri Dati Personali, ai sensi dell’art. 15 GDPR;
• •diritto di rettifica dei Dati Personali inesatti e di integrazione di quelli incompleti, ai sensi dell’art. 16 GDPR;
• •diritto alla cancellazione dei Dati Personali, ai sensi dell’art. 17 GDPR;
• •diritto alla limitazione del trattamento, ai sensi dell’art. 18 GDPR;
• •diritto alla portabilità dei Dati Personali, ove applicabile, ai sensi dell’art. 20 GDPR;
• •diritto di opposizione al trattamento, ai sensi dell’art. 21 GDPR.

L’utente ha inoltre il diritto di revocare il consenso eventualmente prestato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca, ove il trattamento sia fondato sul consenso.

Tutti i diritti sopra elencati possono essere esercitati inviando a The Agency una comunicazione agli indirizzi indicati al punto 1.

Nel caso in cui l’utente ritenga che il trattamento dei propri Dati Personali violi le disposizioni del GDPR, ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 GDPR, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

I Dati Personali sono trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Eventuali trasferimenti di Dati Personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali avverranno nel rispetto di quanto previsto dal GDPR e, in particolare, degli artt. 44 e seguenti del GDPR, assicurando l’adozione di garanzie adeguate, quali, ove applicabili, decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea o altri strumenti di trasferimento previsti dalla normativa applicabile.

I Dati Personali non saranno sottoposti a processi decisionali basati unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici riguardanti l’utente o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

The Agency si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente Privacy Policy. Eventuali modifiche saranno pubblicate sul Sito Web.